Pos là gì? Pos System là gì? Cách thanh toán qua máy Pos nhanh chóng

Trong cuộc sống, có rất nhiều những thuật ngữ trong thương mại mà khi nghe đôi lúc chúng ta chưa hiểu được nó có nghĩa là gì. Ở bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về một số thuật ngữ được sử dụng hàng ngày trong kinh doanh, mua bán mà có thể bạn chưa biết nhé.

POS là gì?

Nhiều người thường thắc mắc POS là gì? hay Point of Sale là gì? hoặc là Pos System là gì? Thực chất chúng là một. Pos System hay còn gọi là POS là từ viết tắt tiếng Anh của cụm từ “Point of Sale”, dịch nghĩa là điểm bán lẻ. Nó được sử dụng cho các shop bán lẻ (retail shop) tại quầy thanh toán tiền trong shop. Một cửa hàng bán hàng online có thể có một hoặc nhiều POS khác nhau. 

Hệ thống POS bao gồm phần mềm bán hàng và các thiết bị bán hàng

- Phần mềm bán hàng: Phần mềm cho phép cập nhật số lượng hàng hóa xuất - nhập - tồn tại mọi thời điểm, cũng như theo dõi tình hình doanh thu của cửa hàng, công nợ đối với từng khách hàng. Thay vì việc nhà quản lý phải tiến hành cộng trừ các con số một cách phức tạp thì hệ thống tự động cập nhật với từng nghiệp vụ bán hàng, quản lý kho phát sinh theo thời gian thực hiện trên phần mềm một cashc nhanh chóng, tiện lợi và chính xác. Ngoài ra, nhà quản lý hoàn toàn có thể theo dõi tình hình kinh doanh của chuỗi nhiều cửa hàng tại một địa điểm bất kỳ, quản lý từ xa thông qua các thiết bị như: ipad, smartphone, máy tính bảng, .... nhờ đó nhà quản lý có nhiều thời gian hơn cho các công việc đầu tư khác.

- Các thiết bị bán hàng bao gồm máy đọc mã vạch phục vụ việc quét mã hàng hóa, máy in hóa đơn kết nối phần mềm, máy tính bán hàng. Tất cả đã mang lại tính chuyên nghiệp cao cho cửa hàng và tính minh bạch về giá cả hàng hóa, dịch vụ đối với khách hàng được thể hiện một cách rõ rệt.

Máy POS là gì?

Máy POS là máy bán hàng chấp nhận việc cà thẻ ngân hàng để thanh toán hóa đơn giao dịch dịch vụ. Máy được thiết kế vô cùng nhỏ gọn, cầm chắc trong lòng bàn tay. Đây là loại máy cho phép thanh toán bằng thẻ, được các trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn, siêu thị, cửa hàng, tài xế taxi, … sử dụng để khách hàng thanh toán các khoản phí dịch vụ như mua hàng, điện nước, điện thoại, bảo hiểm hay kiểm tra số dư, … bằng thẻ quốc tế hoặc cả thẻ nội địa. Máy dễ dàng lắp đặt tại cửa hàng của trung tâm thương mại, tại các shop, các cửa hàng lớn nhỏ mà không tốn quá nhiều không gian. Hiện nay, có thể dễ dàng thấy sự có mặt của máy tại các điểm mua sắm, các quầy thu ngân, tính tiền của siêu thị, cửa hàng, và cả trên taxi, …

Không phải ai cũng đều biết rằng, chúng ta có thể dùng thẻ ATM để cà thẻ thanh toán thông qua máy POS mà không cần tốn bất cứ chi phí nào. Thẻ ATM hiện nay thường được các ngân hàng tạo sẵn tài khoản thanh toán như thẻ Timo có Spend Account Timo để dễ dàng thực hiện các giao dịch thanh toán.

Hầu hết tất cả các loại thẻ ATM do ngân hàng phát hành đều có thể dùng máy POS để thanh toán hóa đơn của dịch vụ được cung cấp. Những loại thẻ thông dụng như: thẻ ATM thẻ nội địa, thẻ tín dụng, … Máy POS sẽ không phân biệt bạn dùng thẻ ATM do ngân hàng nào phát hành. Hiện nay, sự liên kết chặt chẽ giữa các ngân hàng tạo điều kiện cho mọi người đều có thể dùng máy POS để có thể thanh toán. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể sử dụng thẻ ngân hàng với bất kì máy POS nào. Nhiều người thắc mắc rằng việc cà thẻ ngân hàng bằng máy POS có tốn phí không? Theo quy định của ngân hàng nhà nước Việt Nam thì việc giao dịch bằng máy POS không thu phí người sử dụng hay chủ thẻ. Phí thu từ máy POS là các cửa hàng, cơ quan tổ chức, các đơn vị kinh doanh phải trả cho ngân hàng cung ứng máy POS. 

Tuy nhiên, sẽ có chút bất cập rằng nếu bạn sử dụng dịch vụ cà thẻ và cửa hàng mất phí xem như một cách ưu đãi nhưng những khách hàng thanh toán tiền mặt lại không được như vậy. Vì thế, nhiều cửa hàng nhỏ đều thu phí cà thẻ này khi bạn cà thẻ ở máy POS. Rất nhiều khách hàng có thể do không biết quy định này mà mặc định là cà thẻ sẽ bị tính phí dịch vụ. Hiện nay, mức phí đang áp dụng để thu với đơn vị chấp nhận thẻ là với thẻ quốc tế là từ 2% đến 2.5%, thẻ nội địa sẽ là <1% tính trên tổng giao dịch đã thực hiện tại máy POS.

Việc đưa máy POS vào sử dụng cho việc thanh toán đã tạo điều kiện ưu đãi cho đơn vị kinh doanh cũng như chủ thẻ. Đối với các đơn vị kinh doanh, việc này sẽ thu hút được lượng khách hàng tiềm năng có xu hướng dùng thẻ để thanh toán cho tiện lợi thay vì dùng tiền mặt kém an toàn ở những nơi công cộng. Còn đối với chủ thẻ thì xu hướng ít mang tiền mặt trong người để đảm bảo an toàn đang dần trở nên phổ biến. Việc có máy thanh toán sẽ giúp chủ thẻ an tâm hơn khi đi giao dịch mua sắm ở bên ngoài, nâng cao khả năng bán hàng cho cửa hàng, giúp cải thiện khả năng bán hàng và quản lý, khắc phục được những bất cập của phương pháp quản lý thủ công hiện nay, giảm thiểu tính nhầm lẫn về thanh toán, quy trình bán hàng đơn giản, cho phép nhân viên theo tác rất nhanh và dễ dàng, giảm bớt chi phí quản lý, nhân công. Đặc biệt là phục vụ nhu cầu của khách hàng một cách nhanh gọn, hiệu quả và chuyên nghiệp. Cũng như các giao dịch dùng thẻ khác, khi giao dịch với máy POS bạn cũng cần quan sát nhân viên cà thẻ để tránh việc bị lấy trộm thông tin nhằm mục đích trục lợi, luôn phải kiểm tra thông tin hóa đơn trước khi chấp nhận cà thẻ thanh toán, bên canh đó bạn cũng cần đăng ký SMS Banking để kiểm soát các giao dịch phát sinh từ tài khoản của mình.

Xem thêm : 

• Voucher là gì? Coupon là gì? Coupon khác gì Voucher
• Upsell là gì?

Cash register là gì?

Cash register là máy tính tiền hay máy thu ngân là một thiết bị cơ học hay điện tử dùng để tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hóa đơn và có thể có thêm cả hộp đựng tiền phía dưới. Máy tính tiền đầu tiên do James Ritty sáng chế. Ngày nay, máy tính tiền điện tử được dùng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực thương mại với nhiều chức năng khác nhau, phù hợp với các yêu cầu của từng môi trường làm việc. 

Máy tính tiền điện tử hiện nay thường có hai phần chính: đó là phần thân chính và các thiết bị ngoại vi dành cho các thao tác của người sử dụng máy tính tiền.

- Phần thân chính của máy bao gồm: Mạch điện tử dùng để tính toán, lưu trữ các số liệu hàng hóa như giá cả, phân nhóm, tổng kết doanh thu trong một khoảng thời gian nhất định. Bên cạnh đó còn có một màn hình hiển thị cho nhân viên xử lý các thao tác (gọi là máy tính tiền cảm ứng) và màn hình hiển thị cho khách có thể theo dõi đơn hàng và giá tiền các sản phẩm mà mình đã mua. Ở phần máy in, ở đây có thể là máy in trống, máy in kim hay là smáy in nhiệt bao gồm 1 hoặc 2 máy in. Các máy tính tiền thông thường sẽ sử dụng máy in trống hoặc 1 máy in kim sẽ sử dụng giấy cuộn 2 liên, 1 liên xé rời dùng để giao cho khách hàng, một liên cuộn lại để tham khảo sau này. Máy sử dụng 2 máy in kim hoặc 2 máy in nhiệt sẽ có 1 máy in hóa đơn cho khách, một máy in lưu lại. Máy sử dụng 1 máy in nhiệt thường được hỗ trợ bộ nhớ lưu bên trong mạch điện tử của máy tính tiền.

Máy tính tiền còn có cả ổ khóa dùng để lựa chọn vị trí làm việc, bàn phím dành cho nhân viên thực hiện các thao tác. Với các thiết bị tiên tiến sau này, bàn phím và màn hình dành cho nhân viên thường sẽ được tích hợp lại làm một màn hình cảm ứng mà thôi. Vỏ máy bên ngoài có thể được niêm phong lại để người sử dụng không thể tự sửa đổi các thông số về doanh nhân được các công ty hay cơ quan có chức năng thiết lập trong phần mềm của máy tính tiền điện tử.

- Phần bên ngoài, ngoài bàn phím máy tính tiền còn có thể có các thiết bị như máy đọc mã vạch, máy nhận thẻ tín dụng, ngăn kéo đựng tiền, máy in hóa đơn ngoài dùng để in các hóa đơn khổ rộng hơn, máy in nhà bếp để gửi các lệnh xuất hàng xuống cho nhà bếp đối với các đơn vị kinh doanh thực phẩm. Máy tính tiền có thể làm việc hoàn toàn độc lập hoặc làm việc liên kết với các thiết bị máy tính để có thể cung cấp liên tục lượng hàng bán được, nhờ đó người quản lý bán hàng có thể biết được các biến đổi về dự trữ hàng cũng như tình trạng doanh thu hiện thời của từng máy và của toàn cửa hàng, từ đó có những hoạt động xử lí phù hợp để phục vụ khách hàng. Bên cạnh đó, không thể không nhắc đến phiếu hóa đơn, dù được in khổ rộng từ máy in riêng, được nối với máy tính tiền điện tử hay dù được in khổ nhỏ trực tiếp từ máy tính tiền thì cũng đều phải tuân thủ có các thông tin theo thông lệ hay theo quy định của luật kinh doanh.

Thông qua các khái niệm nêu trên về Pos system, máy POS và các lợi ích khi sử dụng các hệ thống và các thiết bị bị này cùng với việc ứng dụng chúng trong kinh doanh thì chúng ta có thể nhận thấy rằng, dù hình thức kinh doanh của bạn là gì và với quy mô lớn nhỏ như thế nào thì hầu hết đều sẽ cần phải có sự hỗ trợ của hệ thống POS (Pos system) cũng như các thiết bị máy móc đi kèm, điều đó sẽ giúp cho các bạn quản lý các nhà hàng, hệ thống cửa hàng, spa, hệ thống khách sạn của mình được tốt hơn, từ đó đem lại hiệu quả cao hơn cho công việc kinh doanh của mình. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể tham khảo thêm các phần mềm quản lý doanh nghiệp phổ biến khác hiện nay giúp bạn tối ưu quy trình quản lý, giúp cho việc quản lý doanh nghiệp của bạn được thuận tiện và tiết kiệm thời gian hơn. Chúc các bạn thành công.